Постановка бухгалтерского учёта
Ведение бухгалтерского учёта
Восстановление бухгалтерского учёта
Сопутствующие услуги
Регистрация предприятий
Реорганизация предприятий
Ликвидация предприятий
Аккредитация филиалов
Декларирование доходов
Транспортный налог
Налог на имущество
Компания ADVICE BURO
Услуги
Цены
Контакты
Консультация On-Line
Вакансии
Статьи
Партнёры
Информация по телефонам:
 8495 972-4125
 8495 792-6327
 8901 546-4125
Компания ADVICE BURO - профессиональное бухгалтерское обслуживание, консультационные и юридические услуги

Организация собственного архива.

К.Волошин, эксперт "Федерального агентства финансовой информации"
Деятельность любой компании или предпринимателя со временем обрастает огромным количеством документов. Несмотря на это, законодательство не позволяет их просто выбросить, как только бумаги начнут вываливаться из шкафов. А значит, самое время задуматься о создании собственного архива.

Немного о сроках
Согласно пункту 1 статьи 17 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности составляет 5 лет. При этом рабочий план счетов БУ, другие документы учётной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз.
Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов установлены разделом 4.1 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, далее – Перечень). В частности, фирмы обязаны хранить:
1) первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приёмке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и другие), - 5 лет. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы хранят до вынесения окончательного решения (пункт 150 Перечня);
2) документы (акты, сведения, переписку) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет (п. 151 Перечня);
3) лицевые счета работников - 75 лет (пункт 153 Перечня);
4) документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (пункт 155 Перечня);
5) документы об амортизационных отчислениях - 5 лет (пункт 167 Перечня). К ним относятся акты, выписки банков, ведомости, расчёты, переписка.
В свою очередь налоговое законодательство предъявляет требования к хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги. Они должны храниться не менее 4 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК). На основании пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса фирма обязана хранить документы, подтверждающие объём понесенного убытка, в течение всего срока, уменьшающего налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Итак, со сроками хранения основных финансовых документов более-менее определились. Но как это сделать практически, не вызывая ничьих нареканий? Существует два возможных варианта: создание собственного архива либо передача данной функции специализированной организации. Рассмотрим ситуацию, когда фирма организует архив собственными силами.

"Жёсткие" рекомендации
Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года одобрены Основные правила работы архивов организаций (далее – Правила). В первую очередь нас интересует раздел 4 данного документа, посвященный обеспечению сохранности документов архива. Так, архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. В случае отсутствия специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.
Размещение архивных документов в оборудованном для этой цели помещении производится в установленном порядке после его экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укреплённость), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Отметим, что приём в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений не допускается. Запрещено размещать архив в столовых и пищевых складах, а также в местах хранения агрессивных и пожароопасных веществ.
Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, а штепсельные розетки - герметичными. Для переносной электроаппаратуры обязательна резиновая изоляция шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Таковы основные требования к зданиям и помещениям архива. Необходимо помнить о том, что статьёй 15.11 КоАП предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка и сроков хранения учётных документов. Данное правонарушение влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей.

Освобождаем пространство
Вполне логично, что по истечении срока хранения документов возникает вопрос об их утилизации. И вновь на помощь приходят Правила.
Для начала компания должна произвести экспертизу "первички" и регистров бухгалтерского и налогового учёта. В ходе данного мероприятия необходимо выделить документы постоянного хранения, временного хранения, и подлежащие уничтожению.
Для этих целей приказом руководителя организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК), которая должна состоять минимум из трёх человек. В состав комиссии фирмы обязательно включается руководитель архива или лицо, ответственное за сохранность архивных материалов. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников фирмы, курирующий вопросы делопроизводства (пункт 2.2.3 Правил).
На основании пункта 2.4.1 Правил по результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Также оформляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку. Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Именно такой порядок предусмотрен пунктом 2.4.7 Правил.

Здесь  Вы сможете  прочитать  статьи о бухгалтерском учёте, написанные сотрудниками компании  ADVICE BURO. При использовании статей с сайта - ссылка на сайт обязательна.

Бухгалтерский учёт, консалтинг, юридические услуги. Статьи
По займам и кредитам суммовых разниц не бывает
Налоговая служба назвала ситуацию, когда можно не платить недоимку по ЕСН
Налоговиков научили доказывать, что компьютер – это единый объект
Счёт-фактура: чтение между строк
Интернет-сайт в учёте
В отчётность вкралась ошибка
Закон и порядок пользования
Организация собственного архива
Деньги под отчёт
Налоговый учёт результатов интеллектуальной деятельности
НДС коммунальный с приправой особой
Как вернуть часть денег, которые Вы потратили на обучение своих детей
УСН: пять причин для ведения бухучёта
Неоднозначная льгота
Горячая линия 1: налоговые проверки
Горячая линия 2: налоговые проверки
ГСМ приобретены посредством топливных карт
Учёт амортизируемого имущества: поправки-2009
Стандартные налоговые вычеты работникам
Вода в офис: особенности учёта
Аргументы в защиту договора хранения
Гражданско-правовые особенности налогообложения
Исчисление налога на доходы физических лиц
Финансирование под уступку денежного требования
Расчёты по валютным обязательствам
Налог на прибыль - 2008 на практике
НДС - 2008 на практике
Упрощёнка как способ ухода от НДС. Плюсы и минусы
Прощение долга. НДС и прочие трудности
Ловушка в документе: в договоре аренды автомобиля не выделены услуги экипажа
Рассмотрение дел о налоговых правонарушениях
Совет для поставщиков торговых сетей
Налоговые агенты
Правила использования факсимиле (fac simile) при подписании документов
Ошибка в ставке НДС
Налоговый контроль за ценой сделки
Упрощёнка–2009
Аренда автомобиля у физического лица: налоговый учёт
Производство доверим партнёру: договор переработки давальческого сырья
Производим из материалов заказчика
Приёмы лицензионной защиты
Как распознать фантома в партнёрской фирме
Налогообложение дивидендов
Проверки торговых фирм
Выплаты физическим лицам: ЕСН или налог на прибыль
Пересортица товаров
Учёт в виртуальной торговле
Аренда помещения у физического лица
Сага о списании долгов
Товарная накладная ТОРГ-12
Привлечение к налоговой ответственности
Реорганизация: новая методичка по бухучёту
Посредник как способ экономии
Передача неотделимых улучшений в счёт арендной платы облагается НДС
Применяется ли вычет, если в налоговом периоде реализация отсутствует?
Порядок обжалования актов налогового органа
Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности
АО и ООО обязаны вести бухгалтерский учёт, даже применяя УСН
Налогообложение
Правила налоговой игры для импортёров
Разъяснения по уплате НДС равными долями в течение квартала
О мерах ответственности бухгалтера за ошибки в бухгалтерской отчётности, допущенные его предшественником
Бухгалтерский учёт. Бухгалтер передаёт дела
Налог на доходы физических лиц. Декларирование доходов, полученных физическими лицами
Налог на доходы физических лиц
Налог на имущество физических лиц
Налоговые проверки. Психологические тонкости
Отправка отчётности по электронным каналам связи
Сверка расчётов с бюджетом
Сдаём индивидуальные сведения в ПФР
Транспортный налог и ставки
Индивидуальный подход к подаркам
Транспортная экспедиция: учёт и налогообложение
ООО, которые применяют УСН
Отражение в учёте списания дебиторской и кредиторской задолженности
Способы вычисления себестоимости продукции
Восстановление первичных документов
Учёт контрольно-кассовой техники
Раздельный учёт НДС: пропорции, доходы и пятипроцентный предел
Безналичная зарплата: плюсы и минусы
Компенсация за использование личного транспорта
Кассовый чек не подтвердит расходы на ГСМ
Отчёт агента, который обоснует расходы принципала на поиск клиентов
Организация-посредник находится на территории иностранного государства
Расплата за несвоевременную выплату зарплаты
Ведение бухгалтерского учёта. Иностранный гражданин - как оформить приём на работу?
Ведение бухгалтерского учёта. Ответственность предпринимателя
Гражданско-правовой договор с внештатником: как платить НДФЛ и ЕСН
Что делать, если в платежке на перечисление налога допущена ошибка
Как вернуть переплату по налогам
Как защититься от "проблемных" контрагентов: выводы из судебных решений
Распространенные погрешности в счетах-фактурах: как на них смотрят судьи
Претензии налоговиков к оформлению накладных
Бухгалтерский учёт. Питьевая вода: вопрос с расходами решён
Налогообложение. ВАС приказал налоговикам не оценивать предпринимателей
Налоговые проверки. Налоговая инспекция нарушает правила проведения контрольных мероприятий
Налогообложение. Как не "попасть" с рыночной ценой?
Контрольно-кассовая техника. Сложные случаи: услуги оказываемые на дому
Бухгалтерский учёт. Сложные случаи. Соглашение об отступном
Штраф. Авансовый отчёт
Договор аренды
Без дохода минимальный налог платить не надо
Бухгалтерский учёт. Учёт расходов на ГСМ во время командировки
Учёт расходов на производство при налогообложении
О принятии к вычету сумм НДС
Учёт в налогообложении расходов на покупку ПО
Повторная проверка за пределами 3 лет
За первую неуплату налогов не будут сажать
Порядок ведения кассовых операций
Книга учёта доходов и расходов при УСН
Кассовая дисциплина
Налогообложение авторских вознаграждений
Порядок учёта при исчислении налога на прибыль управленческих расходов при отсутствии реализации
Возможен ли возврат налогоплательщику суммы НДФЛ
Включение стоимости приобретённых товаров в расходы при УСН
Начисление заработной платы увольняющемуся работнику
Учёт подарочных сертификатов
Путевой лист автомобиля - основной первичный документ
Перерегистрация ООО. Всё об изменениях с 1 июля 2009 года
ЕНВД и наружная реклама
Вопросы представления документов, необходимых для госрегистрации ООО
Социальный налоговый вычет на лечение
Бухгалтерский учёт. Учёт затрат по сайту

Бухгалтерский учёт, консалтинг, юридические услуги. Все статьи
Постановка бухучёта Ведение бухучёта Восстановление бухучёта Регистрация предприятий Аккредитация филиалов Физическим лицам
ADVICE BURO                                                                                                                                                                                                                   Разработка сайта студия веб-дизайна Реалист
Rambler's Top100