Постановка бухгалтерского учёта
Ведение бухгалтерского учёта
Восстановление бухгалтерского учёта
Сопутствующие услуги
Регистрация предприятий
Реорганизация предприятий
Ликвидация предприятий
Аккредитация филиалов
Декларирование доходов
Транспортный налог
Налог на имущество
Компания ADVICE BURO
Услуги
Цены
Контакты
Консультация On-Line
Вакансии
Статьи
Партнёры
Информация по телефонам:
 8495 972-4125
 8495 792-6327
 8901 546-4125
Компания ADVICE BURO - профессиональное бухгалтерское обслуживание, консультационные и юридические услуги

Восстановление первичных документов

Восстановление первичных документов
И бухгалтерское, и налоговое законодательство РФ требует от организаций надлежащего хранения бухгалтерской и налоговой документации. Тем не менее при ведении бизнеса организация может столкнуться с событиями, в результате которых документация будет уничтожена. Такое может случиться, например, в результате пожара, наводнения. Кроме того, лишиться документов компания может в случае их утери или кражи. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать, читайте в настоящей статье.

Срок хранения
Статья 17 Федерального закона от 21.10.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" (далее – Закон № 129-ФЗ) обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Заметим, что под бухгалтерской документацией понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учёта, а также финансовая отчетность организации.
Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.
Чуть меньший срок хранения документов установлен Налоговым кодексом РФ. В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан в течение четырёх лет.
Причём за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию её хранения – руководитель компании.

Если документы утрачены
Напоминаем, что общий порядок хранения документов установлен разделом 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённого Приказом Минфина России от 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105). Этот документ несмотря на столь "солидный возраст" до сих пор используется организациями для разработки системы документооборота, применяемой в организации.
Пунктом 6.8 Положения № 105 установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Созданная комиссия должна не только выявить но и документально подтвердить причину утраты документов. Так, если документация была уничтожена во время пожара, то факт пожара должен быть подтвержден справкой органов противопожарной службы. Если имело место наводнение, ураган или иная чрезвычайная ситуация, связанная со стихийным бедствием, то факт подтверждается сотрудниками службы МЧС. Аварии, связанные с коммунальными сетями, например затопление помещения, подтверждаются соответствующими коммунальными службами, а факт кражи — органами внутренних дел.
Исходя из этого, в необходимых случаях в состав созданной комиссии помимо собственных сотрудников организации — представителей администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности и так далее, должны входить также представители милиции, МЧС России, охраны, государственного пожарного надзора, коммунальных и служб и тому подобное.
Результаты работы данной комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем компании.
Если уничтожение или гибель документов произошла в филиале юридического лица, то копия акта направляется в головную организацию.
Не забудьте, что статья 12 Закона № 129-ФЗ требует в таких случаях проводить обязательную инвентаризацию имущества, порядок проведения и оформления результатов которой установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения инвентаризации.
Следующее, что нужно сделать при утрате документов, – предупредить свой налоговый орган о факте утери, пропажи или гибели документов. Несмотря на то что налоговое законодательство не выдвигает такого требования к налогоплательщику, это необходимо сделать в интересах самой организации, особенно если период, за который была утрачена документация, пока не проверен налоговиками.
Нужно сказать, что любая утрата документов (независимо от причины) всегда повышает интерес налогового органа к налогоплательщику. Поэтому многие организации пытаются скрыть такой факт от фискалов. Однако это не в интересах налогоплательщика. Да, проверять будут, даже более тщательно, чем при обычной проверке. Однако своевременное предупреждение налоговиков позволит налогоплательщику получить время на восстановление документации, ведь восстанавливать документы придётся. В противном случае последствия утраты документов могут привести к очень печальным последствиям.

Ответственность за отсутствие документов
Требование о сохранности документов предусматривает и ответственность за их отсутствие.
Напомним: отсутствие документов приравнивается статьёй 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем при проверке организация рискует попасть под штраф в размере не менее 5 тысяч рублей. Причём штрафные санкции могут значительно возрасти, если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов. В этом случае штраф составит уже 15 тысяч рублей.
Ну, а если налоговый орган увяжет отсутствие документов с занижением налоговой базы по налогу, то сумма штрафа составит 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Кроме того, за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности и по статье 122 НК РФ, а также по статье 126 НК РФ.
Помимо всего прочего административной ответственности будут подвергнуты и сами должностные лица организации. Статьей 15.11 КоАП РФ установлено, что штраф в данном случае составляет от 2 до 3 тысяч рублей.

Где взять информацию?
Итак, сокрытие факта утраты документов не в интересах компании, поэтому лучше проинформировать об этом налоговый орган сразу.
Обычно в таких ситуациях налогоплательщик обращается по месту своего учёта с соответствующим заявлением, которое составляется в произвольной форме. К заявлению следует приложить документальное подтверждение причины утраты документов, в противном случае заявление не будет принято во внимание налоговиками. При этом не стоит рассчитывать на жалость и на то, что восстанавливать документы не придётся.
Однако в этом случае, как уже было отмечено, налоговики могут предоставить налогоплательщику сроки, в течение которых он должен будет восстановить утраченные документы.
Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учёта сохранились, например в электронном виде, то ситуация не выглядит критической. Ведь бухгалтеру не придётся действовать вслепую, рассчитывая только на свою память. Поэтому вполне возможно, что организация сумеет восстановить полностью утраченные документы в отведённые сроки и избежит штрафных санкций.
Гораздо хуже, если уничтожена вся документация, в том числе и хранящаяся в электронном виде. При таком варианте событий начать восстановление документов нужно с банка, обслуживающего данную организацию. Для этого организации следует обратиться в свою кредитную организацию с просьбой о предоставлении информации о движении денежных средств на расчётном, валютном и иных счетах организации за соответствующий период.
Причём если организацию обслуживали несколько банков, то с соответствующей просьбой необходимо обратиться во все банковские учреждения. На основе полученной информации наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми фирма работала по безналичному расчёту.
По восстановленному списку следует подготовить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов.
Конечно, этот процесс достаточно трудоёмок, но в данной ситуации такие действия действительно необходимы. Нужно сказать, что партнёры обычно идут навстречу "пострадавшей" организации и предоставляют требуемые дубликаты документов – договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о проведении взаимных операций.
Возможно, часть контрагентов сменила адрес, и организация, утратившая документацию, просто не может разыскать своих бывших партнёров.
Но и здесь не стоит отчаиваться, так как помочь в розыске сможет информация, собранная в Единых государственных реестрах — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, сведения которых являются по большей части открытыми и общедоступными.
Поэтому при необходимости организация вправе обратиться в соответствующий Единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых сведений о партнёре. Любая информация из государственных реестров предоставляется на платной основе, причём размер платы устанавливается Правительством РФ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Если организация не предпринимает никаких попыток восстановить документы, то их утрата даже по причине, не зависящей от организации, не будет исключать вину налогоплательщика.
Такое бездействие налогоплательщика будет рассматриваться как совершение налогового правонарушения по неосторожности со всеми вытекающими последствиями.
В восстановлении финансовой и налоговой отчётности сможет помочь и налоговый орган.
Несмотря на то что это не входит в обязанности налоговиков, думается, что на подобную просьбу они не ответят отказом.
А вот с собственной "первичкой" придётся разбираться по памяти, причём здесь организация может столкнуться с целым рядом проблем. Во-первых, те люди, которые оформляли утраченные первичные документы, возможно, уже не работают в этой организации. Во-вторых, уволиться могли и те сотрудники, на которых оформлялись документы.

Часть налогов придётся пересчитать
На основе восстановленной документации организация должна будет заново сформировать регистры бухгалтерского учёта и собственно финансовую отчётность. Если её показатели совпадут с показателями финансовой и налоговой отчётности организации, предоставленной налоговым органом, то можно считать, что компании просто повезло, поскольку ей удалось восстановить утраченную документацию в полном объёме.
В случае расхождения хотя бы части показателей необходимо продолжать восстановление документации. Однако не стоит рассчитывать на то, что удастся полностью всё восстановить. Не исключено, что часть налогов организации придется пересчитать. Ведь основное требование налогового учёта — в том, что расходы, осуществлённые налогоплательщиком, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Если же часть расходов не имеет документального подтверждения, то эти суммы необходимо исключить из состава расходов. Непризнанные расходы обязательно "потянут" за собой и неправомерное применение налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Следует помнить, что при отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы налогоплательщика, налоговый орган вправе доначислить налоги расчётным путём. Такое право фискальных органов закреплено в пункте 1 статьи 31 НК РФ. При этом налоговый орган вправе исходить как из имеющейся у него информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных налогоплательщиках.
Заметим, что правомерность действий налоговых органов о доначислении сумм налогов расчётным путём подтверждается и правоприменительной практикой.
Так, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 06.02.2008 № А43-36604/2006-40-1200 полностью поддержал правомерность доначисления налогов, определённых налоговиками расчётным путём на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
Не помогло и обращение налогоплательщика в ВАС РФ с просьбой о пересмотре дела в Президиуме ВАС РФ. Определением ВАС РФ от 16.06.2008 № 7354/08 по делу № А43-36604/2006-40-1200 в передаче дела налогоплательщику было отказано, так как арбитры не нашли оснований для изменения или отмены решения судей, вступившего в законную силу.

Бухгалтерский учёт, консалтинг, юридические услуги. Статьи
По займам и кредитам суммовых разниц не бывает
Налоговая служба назвала ситуацию, когда можно не платить недоимку по ЕСН
Налоговиков научили доказывать, что компьютер – это единый объект
Счёт-фактура: чтение между строк
Интернет-сайт в учёте
В отчётность вкралась ошибка
Закон и порядок пользования
Организация собственного архива
Деньги под отчёт
Налоговый учёт результатов интеллектуальной деятельности
НДС коммунальный с приправой особой
Как вернуть часть денег, которые Вы потратили на обучение своих детей
УСН: пять причин для ведения бухучёта
Неоднозначная льгота
Горячая линия 1: налоговые проверки
Горячая линия 2: налоговые проверки
ГСМ приобретены посредством топливных карт
Учёт амортизируемого имущества: поправки-2009
Стандартные налоговые вычеты работникам
Вода в офис: особенности учёта
Аргументы в защиту договора хранения
Гражданско-правовые особенности налогообложения
Исчисление налога на доходы физических лиц
Финансирование под уступку денежного требования
Расчёты по валютным обязательствам
Налог на прибыль - 2008 на практике
НДС - 2008 на практике
Упрощёнка как способ ухода от НДС. Плюсы и минусы
Прощение долга. НДС и прочие трудности
Ловушка в документе: в договоре аренды автомобиля не выделены услуги экипажа
Рассмотрение дел о налоговых правонарушениях
Совет для поставщиков торговых сетей
Налоговые агенты
Правила использования факсимиле (fac simile) при подписании документов
Ошибка в ставке НДС
Налоговый контроль за ценой сделки
Упрощёнка–2009
Аренда автомобиля у физического лица: налоговый учёт
Производство доверим партнёру: договор переработки давальческого сырья
Производим из материалов заказчика
Приёмы лицензионной защиты
Как распознать фантома в партнёрской фирме
Налогообложение дивидендов
Проверки торговых фирм
Выплаты физическим лицам: ЕСН или налог на прибыль
Пересортица товаров
Учёт в виртуальной торговле
Аренда помещения у физического лица
Сага о списании долгов
Товарная накладная ТОРГ-12
Привлечение к налоговой ответственности
Реорганизация: новая методичка по бухучёту
Посредник как способ экономии
Передача неотделимых улучшений в счёт арендной платы облагается НДС
Применяется ли вычет, если в налоговом периоде реализация отсутствует?
Порядок обжалования актов налогового органа
Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности
АО и ООО обязаны вести бухгалтерский учёт, даже применяя УСН
Налогообложение
Правила налоговой игры для импортёров
Разъяснения по уплате НДС равными долями в течение квартала
О мерах ответственности бухгалтера за ошибки в бухгалтерской отчётности, допущенные его предшественником
Бухгалтерский учёт. Бухгалтер передаёт дела
Налог на доходы физических лиц. Декларирование доходов, полученных физическими лицами
Налог на доходы физических лиц
Налог на имущество физических лиц
Налоговые проверки. Психологические тонкости
Отправка отчётности по электронным каналам связи
Сверка расчётов с бюджетом
Сдаём индивидуальные сведения в ПФР
Транспортный налог и ставки
Индивидуальный подход к подаркам
Транспортная экспедиция: учёт и налогообложение
ООО, которые применяют УСН
Отражение в учёте списания дебиторской и кредиторской задолженности
Способы вычисления себестоимости продукции
Восстановление первичных документов
Учёт контрольно-кассовой техники
Раздельный учёт НДС: пропорции, доходы и пятипроцентный предел
Безналичная зарплата: плюсы и минусы
Компенсация за использование личного транспорта
Кассовый чек не подтвердит расходы на ГСМ
Отчёт агента, который обоснует расходы принципала на поиск клиентов
Организация-посредник находится на территории иностранного государства
Расплата за несвоевременную выплату зарплаты
Ведение бухгалтерского учёта. Иностранный гражданин - как оформить приём на работу?
Ведение бухгалтерского учёта. Ответственность предпринимателя
Гражданско-правовой договор с внештатником: как платить НДФЛ и ЕСН
Что делать, если в платежке на перечисление налога допущена ошибка
Как вернуть переплату по налогам
Как защититься от "проблемных" контрагентов: выводы из судебных решений
Распространенные погрешности в счетах-фактурах: как на них смотрят судьи
Претензии налоговиков к оформлению накладных
Бухгалтерский учёт. Питьевая вода: вопрос с расходами решён
Налогообложение. ВАС приказал налоговикам не оценивать предпринимателей
Налоговые проверки. Налоговая инспекция нарушает правила проведения контрольных мероприятий
Налогообложение. Как не "попасть" с рыночной ценой?
Контрольно-кассовая техника. Сложные случаи: услуги оказываемые на дому
Бухгалтерский учёт. Сложные случаи. Соглашение об отступном
Штраф. Авансовый отчёт
Договор аренды
Без дохода минимальный налог платить не надо
Бухгалтерский учёт. Учёт расходов на ГСМ во время командировки
Учёт расходов на производство при налогообложении
О принятии к вычету сумм НДС
Учёт в налогообложении расходов на покупку ПО
Повторная проверка за пределами 3 лет
За первую неуплату налогов не будут сажать
Порядок ведения кассовых операций
Книга учёта доходов и расходов при УСН
Кассовая дисциплина
Налогообложение авторских вознаграждений
Порядок учёта при исчислении налога на прибыль управленческих расходов при отсутствии реализации
Возможен ли возврат налогоплательщику суммы НДФЛ
Включение стоимости приобретённых товаров в расходы при УСН
Начисление заработной платы увольняющемуся работнику
Учёт подарочных сертификатов
Путевой лист автомобиля - основной первичный документ
Перерегистрация ООО. Всё об изменениях с 1 июля 2009 года
ЕНВД и наружная реклама
Вопросы представления документов, необходимых для госрегистрации ООО
Социальный налоговый вычет на лечение
Бухгалтерский учёт. Учёт затрат по сайту

Бухгалтерский учёт, консалтинг, юридические услуги. Все статьи
Постановка бухучёта Ведение бухучёта Восстановление бухучёта Регистрация предприятий Аккредитация филиалов Физическим лицам
ADVICE BURO                                                                                                                                                                                                                   Разработка сайта студия веб-дизайна Реалист
Rambler's Top100