Постановка бухгалтерского учёта
Ведение бухгалтерского учёта
Восстановление бухгалтерского учёта
Сопутствующие услуги
Регистрация предприятий
Реорганизация предприятий
Ликвидация предприятий
Аккредитация филиалов
Декларирование доходов
Транспортный налог
Налог на имущество
Компания ADVICE BURO
Услуги
Цены
Контакты
Консультация On-Line
Вакансии
Статьи
Партнёры
Информация по телефонам:
 8495 972-4125
 8495 792-6327
 8901 546-4125
Компания ADVICE BURO - профессиональное бухгалтерское обслуживание, консультационные и юридические услуги

Правила использования факсимиле при подписании документов.

Именно так переводится с латинского понятие "факсимиле" (fac simile), под которым подразумевается клише-печать, воспроизводящая подпись. Безусловно, её применение при ежедневном подписании многочисленных документов очень удобно. Но всегда ли возможно использование такого аналога собственноручной подписи? И если да, то какие правила необходимо при этом соблюдать?

Строгие правила
Качественное факсимиле позволяет воссоздать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему одобрения документов высокой срочности.
Согласно нормам Гражданского кодекса, факсимиле может быть использовано при соблюдении двух обязательных условий. Во-первых, это возможно в тех случаях, когда применение данного аналога собственноручной подписи разрешено законом. И, во-вторых, если возможность его использования участники сделки предусмотрели в соглашении (пункт  2 статьи 160 ГК).
Заметим, что соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включено в обычный договор в качестве "прочего условия". Например, оно может выглядеть так: "Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведённое механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения".
Однако, фиксируя договоренность об использовании факсимиле, необходимо помнить, что этот документ лучше всего скрепить собственноручными подписями с обеих сторон. Иначе при возникновении спора сложно будет доказать, что подобное соглашение вообще имело место.

Ссылка на закон
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (пункт 2 статьи 160 ГК).

В соответствии с регламентом
Но прежде чем собираться применять факсимильную подпись за пределами предприятия, стоит чётко установить правила её использования в стенах родной компании.
Это можно осуществить, создав соответствующий локальный нормативный акт: инструкцию, регламент или положение "Об использовании факсимиле". В нём следует определить перечень документов, на которые разрешено ставить факсимильный оттиск, а также перечислить ситуации, когда факсимиле может использоваться. Обычно аналог подписи используют при краткосрочных командировках или болезни начальника. Можно предусмотреть и условие, в соответствии с которым факсимиле ставится только с согласия руководителя. Тогда в инструкции надо указать, каким образом такое согласие должно быть получено.
Далее стоит указать ответственное лицо - сотрудника, который будет хранить оттиск и вести учёт лиц, его использовавших. Как правило, "хранителем" назначают финансового директора, главного бухгалтера, а иногда - начальников отделов. Наличие подобного локального нормативного акта даёт возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В том случае, если нарушение порядка использования факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечён и к материальной ответственности.
Кроме всего перечисленного, регламент должен содержать чётко ограниченный список лиц, которые имеют право использования факсимиле.
Возможно, в документе целесообразно будет зафиксировать контрольный образец факсимильного оттиска. Подобная предусмотрительность сможет упростить работу экспертам, если вдруг придется прибегнуть к их помощи.

Комментарий специалиста
"На мой взгляд, - замечает юрист торговой компании Екатерина Караваева, - факсимиле нельзя использовать для подписания деклараций и отчётов, подаваемых в налоговую инспекцию, или же применять в переписке с государственными структурами и должностными лицами. Это ограничение обусловлено самой природой регулирования гражданско-правовых отношений. Дело в том, что к отношениям, "основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой... гражданское законодательство в общем случае не применяется" (пункт 3 статьи 2 ГК).
Кроме того, нельзя пользоваться факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса. Соответственно, документы о приёме на работу и назначении на должность, в которых использовалось клише подписи, также являются недействительными.
А вот Арбитражный процессуальный кодекс не запрещает представлять факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны (пункт 3 статьи 74 АПК). Значит, если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные с помощью факсимиле документы, и Вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный".

Не своей рукой
Заметим, что использование факсимиле в договоре может в дальнейшем вызвать затруднения, так или иначе связанные с установлением истинной воли сторон при заключении данного контракта. И в этом случае "камнем преткновения" будет не факсимильная подпись как таковая, а вопрос о том, кто именно поставил факсимиле, то есть, грубо говоря, приложил данный аналог собственноручной подписи к документу - "владелец" или стороннее лицо. Если подобный спор дойдёт до суда, то арбитры могут признать контракт, подписанный факсимиле, недействительным лишь на том основании, что невозможно будет установить действительного его исполнителя (смотри, например, постановление ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 года № КГ-А40/5987-04).

Внимание
Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Учитывая изложенное, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам запрещает использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности (письмо МНС от 1 апреля 2004 года № 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи").

Универсальные правила
Итак, исходя из сказанного, можно убедиться, что при соблюдении определённых правил применение факсимиле вполне возможно. Но по отношению к налоговому законодательству такое утверждение, к сожалению, неприменимо. Впрочем, можно воспользоваться одной так называемой отсылочной нормой.
В первых же разделах Налогового кодекса есть условие, в силу которого институты, понятия и термины гражданского законодательства, используемые в нём, применяются, по общему правилу, в том значении, в каком они используются в соответствующих отраслях (статья 11 НК).
Таким образом возникает любопытная ситуация: получается, что при рассмотрении вопросов, возникающих из налогового законодательства, возможно применение некоторых правил, установленных Гражданским кодексом. Следовательно, фирмы вполне могут воспользоваться условием использования факсимиле, прописанным в гражданском законодательстве. Но налоговики, похоже, не разделяют эту точку зрения.

Способ, а не копия
Одним из обязательных реквизитов счёта-фактуры являются подписи руководителя и главного бухгалтера организации, выставляющей счёт-фактуру (статья  169 НК). На этом фоне может возникнуть следующая проблема - вправе ли сотрудник при оформлении реквизита "подпись" в данном документе использовать факсимиле.
Отметим, что в последнее время в судебной практике всё чаще фигурируют решения судов, содержащие указания на то, что использование факсимиле нельзя квалифицировать как обычное копирование подписи. По мнению арбитров, факсимильная подпись является оригинальной подписью соответствующего лица с той лишь особенностью, что она имеет специфический способ совершения (смотри, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 года № А42-4217/2006; постановления ФАС Уральского округа от 26 февраля 2008 года по делу № А76-7386/07, ФАС Московского округа от 28 мая 2003 года по делу № КА - А40/2727-03, ФАС Дальневосточного округа от 28 мая 2004 года № Ф03-А16/04-2/1111).

Комментарий специалиста
"В отношении факсимиле можно провести так называемую идентификационную экспертизу, - рассказывает адвокат Сергей Воронин. - Однако она способна ответить лишь на ограниченный круг вопросов.
Эксперт с высокой степенью достоверности может установить идентичность факсимильных подписей друг другу, а также когда именно сделан оттиск. С помощью таких исследований руководство компании, работающей с фирмой, которая использует факсимиле, при необходимости может удостовериться, что контрагент использует одни и те же оттиски.
В любом случае необходимо помнить, что реально подделать настоящее факсимиле не менее сложно, чем обычную подпись. И хороший эксперт при качественном оттиске всегда сможет отличить подделку от подлинника".

А налоговики, как обычно, против...
Однако налоговики смотрят на отсутствие в законе упоминания об использовании факисмиле по-другому. Позиция чиновников такова: раз в Налоговом кодексе установлено чёткое правило, что счёт-фактуру подписывают руководитель и главбух (пункт 6 статьи 169 НК), но о возможности использования факсимильных подписей не говорится ни слова, значит оформленные данным способом счета-фактуры не соответствуют требованиям закона. То есть фирмы не вправе регистрировать в книге покупок эти документы, выставленные продавцом. И, как следствие, предъявить к вычету НДС, воспользовавшись такими документами, у компании не получится (письмо Федеральной налоговой службы от 14 февраля 2005 года № 03-1-03/210/11).
Кроме того, инспекторы ссылаются на пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте", в которой также указано, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Следует отметить, что точку зрения налоговиков относительно применения факсимиле при подписании счетов-фактур поддерживают и некоторые арбитражные судьи (здесь можно указать, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 года № А05-2381/04-13 и от 24 января 2005 года  № А13-6464/04-19).

Здесь  Вы сможете  прочитать  статьи о бухгалтерском учёте, написанные сотрудниками компании  ADVICE BURO. При использовании статей с сайта - ссылка на сайт обязательна.

Бухгалтерский учёт, консалтинг, юридические услуги. Статьи
По займам и кредитам суммовых разниц не бывает
Налоговая служба назвала ситуацию, когда можно не платить недоимку по ЕСН
Налоговиков научили доказывать, что компьютер – это единый объект
Счёт-фактура: чтение между строк
Интернет-сайт в учёте
В отчётность вкралась ошибка
Закон и порядок пользования
Организация собственного архива
Деньги под отчёт
Налоговый учёт результатов интеллектуальной деятельности
НДС коммунальный с приправой особой
Как вернуть часть денег, которые Вы потратили на обучение своих детей
УСН: пять причин для ведения бухучёта
Неоднозначная льгота
Горячая линия 1: налоговые проверки
Горячая линия 2: налоговые проверки
ГСМ приобретены посредством топливных карт
Учёт амортизируемого имущества: поправки-2009
Стандартные налоговые вычеты работникам
Вода в офис: особенности учёта
Аргументы в защиту договора хранения
Гражданско-правовые особенности налогообложения
Исчисление налога на доходы физических лиц
Финансирование под уступку денежного требования
Расчёты по валютным обязательствам
Налог на прибыль - 2008 на практике
НДС - 2008 на практике
Упрощёнка как способ ухода от НДС. Плюсы и минусы
Прощение долга. НДС и прочие трудности
Ловушка в документе: в договоре аренды автомобиля не выделены услуги экипажа
Рассмотрение дел о налоговых правонарушениях
Совет для поставщиков торговых сетей
Налоговые агенты
Правила использования факсимиле (fac simile) при подписании документов
Ошибка в ставке НДС
Налоговый контроль за ценой сделки
Упрощёнка–2009
Аренда автомобиля у физического лица: налоговый учёт
Производство доверим партнёру: договор переработки давальческого сырья
Производим из материалов заказчика
Приёмы лицензионной защиты
Как распознать фантома в партнёрской фирме
Налогообложение дивидендов
Проверки торговых фирм
Выплаты физическим лицам: ЕСН или налог на прибыль
Пересортица товаров
Учёт в виртуальной торговле
Аренда помещения у физического лица
Сага о списании долгов
Товарная накладная ТОРГ-12
Привлечение к налоговой ответственности
Реорганизация: новая методичка по бухучёту
Посредник как способ экономии
Передача неотделимых улучшений в счёт арендной платы облагается НДС
Применяется ли вычет, если в налоговом периоде реализация отсутствует?
Порядок обжалования актов налогового органа
Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности
АО и ООО обязаны вести бухгалтерский учёт, даже применяя УСН
Налогообложение
Правила налоговой игры для импортёров
Разъяснения по уплате НДС равными долями в течение квартала
О мерах ответственности бухгалтера за ошибки в бухгалтерской отчётности, допущенные его предшественником
Бухгалтерский учёт. Бухгалтер передаёт дела
Налог на доходы физических лиц. Декларирование доходов, полученных физическими лицами
Налог на доходы физических лиц
Налог на имущество физических лиц
Налоговые проверки. Психологические тонкости
Отправка отчётности по электронным каналам связи
Сверка расчётов с бюджетом
Сдаём индивидуальные сведения в ПФР
Транспортный налог и ставки
Индивидуальный подход к подаркам
Транспортная экспедиция: учёт и налогообложение
ООО, которые применяют УСН
Отражение в учёте списания дебиторской и кредиторской задолженности
Способы вычисления себестоимости продукции
Восстановление первичных документов
Учёт контрольно-кассовой техники
Раздельный учёт НДС: пропорции, доходы и пятипроцентный предел
Безналичная зарплата: плюсы и минусы
Компенсация за использование личного транспорта
Кассовый чек не подтвердит расходы на ГСМ
Отчёт агента, который обоснует расходы принципала на поиск клиентов
Организация-посредник находится на территории иностранного государства
Расплата за несвоевременную выплату зарплаты
Ведение бухгалтерского учёта. Иностранный гражданин - как оформить приём на работу?
Ведение бухгалтерского учёта. Ответственность предпринимателя
Гражданско-правовой договор с внештатником: как платить НДФЛ и ЕСН
Что делать, если в платежке на перечисление налога допущена ошибка
Как вернуть переплату по налогам
Как защититься от "проблемных" контрагентов: выводы из судебных решений
Распространенные погрешности в счетах-фактурах: как на них смотрят судьи
Претензии налоговиков к оформлению накладных
Бухгалтерский учёт. Питьевая вода: вопрос с расходами решён
Налогообложение. ВАС приказал налоговикам не оценивать предпринимателей
Налоговые проверки. Налоговая инспекция нарушает правила проведения контрольных мероприятий
Налогообложение. Как не "попасть" с рыночной ценой?
Контрольно-кассовая техника. Сложные случаи: услуги оказываемые на дому
Бухгалтерский учёт. Сложные случаи. Соглашение об отступном
Штраф. Авансовый отчёт
Договор аренды
Без дохода минимальный налог платить не надо
Бухгалтерский учёт. Учёт расходов на ГСМ во время командировки
Учёт расходов на производство при налогообложении
О принятии к вычету сумм НДС
Учёт в налогообложении расходов на покупку ПО
Повторная проверка за пределами 3 лет
За первую неуплату налогов не будут сажать
Порядок ведения кассовых операций
Книга учёта доходов и расходов при УСН
Кассовая дисциплина
Налогообложение авторских вознаграждений
Порядок учёта при исчислении налога на прибыль управленческих расходов при отсутствии реализации
Возможен ли возврат налогоплательщику суммы НДФЛ
Включение стоимости приобретённых товаров в расходы при УСН
Начисление заработной платы увольняющемуся работнику
Учёт подарочных сертификатов
Путевой лист автомобиля - основной первичный документ
Перерегистрация ООО. Всё об изменениях с 1 июля 2009 года
ЕНВД и наружная реклама
Вопросы представления документов, необходимых для госрегистрации ООО
Социальный налоговый вычет на лечение
Бухгалтерский учёт. Учёт затрат по сайту

Бухгалтерский учёт, консалтинг, юридические услуги. Все статьи
Постановка бухучёта Ведение бухучёта Восстановление бухучёта Регистрация предприятий Аккредитация филиалов Физическим лицам
ADVICE BURO                                                                                                                                                                                                                   Разработка сайта студия веб-дизайна Реалист
Rambler's Top100